Home / Medezeggenschap / Themabrief medezeggenschap / Thema: Begroting 036 - 533 15 00

VOO Nieuwsbrief

Altijd op de hoogte van nieuws, ledenbijeenkomsten en activiteiten? Abonneer u op onze nieuwsbrief.

Thema: Begroting

De WMS is in artikel 8 heel duidelijk: “Jaarlijks ontvangt de (G)MR de begroting en bijbehorende beleidsvoornemens op financieel, organisatorisch en onderwijskundig gebied”. Wat is een begroting nu eigenlijk en wat is de functie ervan?

Auteur: R. van Dijk

Wat is een begroting?
Het CFi 1 (Centraal Financiële instellingen) hanteert de volgende definitie: “Een begroting is de beleidsmatige en cijfermatige neerslag van de interne afspraken over de herkomst en besteding van de verwachte middelen, als leidraad en controlemiddel ……..”. Met deze definitie weten we dat een begroting meer is dan alleen maar cijfers. Sterker, het CFi noemt eerst de beleidsmatige neerslag van afspraken en daarna de cijfermatige. En zo zou een begroting ook moeten worden opgesteld: eerst worden vanuit het bestuur de beleidsmatige voornemens voor het komende jaar aan de (G)MR voorgelegd met daarbij de financiële consequenties. Geld volgt zo het beleid. In het gesprek van het bestuur met de (G)MR worden de voornemens besproken en wordt de beleidslijn voor het komende jaar vastgesteld. (Extra) investeringen in personeel, scholing of ICT-voorzieningen zijn voorbeelden van beleidsmatige wensen, die financieel mogelijk worden gemaakt. Dat vertaalt zich in de uitgavenkant van de begroting, die aan de (G)MR wordt voorgelegd.

Waarvoor ontvangt school geld?
Het is tevens van belang de oorsprong van de inkomstenkant te kennen. De middelen worden toegekend op basis van bepaalde formules, waarbij onder andere de volgende zaken voor de omvang van de middelen van belang zijn:

- leerlingenaantallen
- de gemiddelde leeftijd van het personeel (GPL)
- het aantal groepen/klassen

Begroting als beleidsinstrument
Via een berekeningssystematiek wordt duidelijk hoeveel middelen er binnenkomen voor de bekostiging van het personeel, voor de materiële instandhouding, voor bestuur en beheer etc. Aan de inkomstenkant van de begroting kan de (G)MR dus precies de omvang zien van specifieke onderdelen. De totale som waarover kan worden beschikt, wordt de lumpsum genoemd. Onder lumpsum is het toegestaan, dat geld dat bijvoorbeeld wordt toegekend voor het onderhouden van de tuinen (voor een deel) wordt besteed aan lesmaterialen. Geld dat in het voortgezet onderwijs voor de schoolboeken wordt toegekend, mag worden besteed aan de inzet van extra (onderwijzend) personeel. De gedachten achter die geplande inzet van middelen vormen het beleid van het bestuur. Dat beleid wordt voorgelegd aan de (G)MR, die zich erover uitspreekt.
De begroting heeft op de hierboven aangegeven wijze de functie van beleidsinstrument.

Informatiefunctie
Er zijn veel belanghebbenden bij de begroting, anders dan het bestuur, het management en de directe opstellers. De (G)MR, personeelsleden, ouders, gemeenten, banken: zij hebben allen te maken met de gevolgen van de keuzes in het overleg over de begroting. Om een goed inzicht te verlenen in de aard en oorzaken van verschuivingen en in de bijstelling van cijfers ten opzichte van bijvoorbeeld het voorgaande jaar, moet de informatie beknopt en helder zijn. De belanghebbenden zijn gebaat bij vergelijkingscijfers en kengetallen. Dit wordt de informatiefunctie van de begroting genoemd.

Beheersfunctie
Wanneer het jaar eenmaal is gestart, krijgt de begroting nog enkele andere functies. Het beheren van de toegekende middelen is in handen van het bestuur. Regelmatig kan de (G)MR het bestuur vragen inzichtelijk te maken hoe de werkelijke uitgaven zich verhouden tot de geplande (i.c. de begrote). Uitgaven kunnen hoger uitvallen dan was voorzien, de inkomsten uit bepaalde bronnen kunnen tegenvallen. De (G)MR gaat in gesprek met het bestuur over de oorzaken van deze afwijkingen, maar zeker ook over de gevolgen voor het beleid en de financiële consequenties. Daardoor krijgt de begroting de functie van beheersinstrument.

Benchmarkfunctie
Een begroting kan ook worden gebruikt om gegevens te vergelijken met gegevens van de eigen organisatie over andere perioden. Inkomsten en uitgaven in de afgelopen jaren kunnen naast de gegevens in de begroting worden gezet. Begrippen als “duur” en “goedkoop” gaan pas leven bij een dergelijke vergelijking met vorige periodes. Ook weet je pas of er “veel” wordt uitgegeven aan bijvoorbeeld gebouwenonderhoud, als je de getallen vergelijkt met voorgaande jaren. Deze functie van de begroting noemen we de benchmark- of vergelijkingsfunctie.

De begroting is dus meer dan een saaie opsomming van cijfers. Het is de bevestiging van overeengekomen beleid. De cijfers bevestigen dan de voornemens. Door op deze wijze met de begroting om te gaan, is de begroting een instrument dat ook door minder financieel opgeleiden in de (G)MR gebruikt kan worden.

1. CFi is sinds vanaf januari 2010 met de IB-groep samengevoegd tot DUO (www.duo.nl)

 

 

Naar boven

Deel |