Home / Medezeggenschap / Themabrief medezeggenschap / Vergaderen 036 - 533 15 00

VOO Nieuwsbrief

Altijd op de hoogte van nieuws, ledenbijeenkomsten en activiteiten? Abonneer u op onze nieuwsbrief.

Vergaderen

Auteur: Janny Arends

Bijna niets is zo belangrijk voor een (G)MR-lid als een goede vergadering. Deze is inhoudelijk goed voorbereid, er is een goed functionerende voorzitter die ook de tijd bewaakt, er worden duidelijke besluiten genomen en na afloop verschijnt een helder verslag. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen?

Informatievoorziening
Om een weloverwogen standpunt over een bestuursvoorstel in te kunnen nemen is goede informatie van groot belang. Die informatie kan schriftelijk worden aangeboden met daarbij een mondelinge toelichting. Deze combinatie geeft (G)MR-leden de mogelijkheid verhelderingsvragen te stellen.
Er zijn voor MR-leden verschillende manieren om algemene informatie over medezeggenschap te verkrijgen, bijvoorbeeld via websites. Websites met veel informatie over medezeggenschap zijn www.medezeggenschapsraden.nl en www.infowms. Verder verschijnen geregeld boeken en brochures over medezeggenschap, bijvoorbeeld het Zakboek medezeggenschap. Ook via tijdschriften kunnen MR-leden inhoudelijke kennis opdoen. Verder is de schoolleider een rijke bron aan informatie; er is niemand zo goed op de hoogte van actuele ontwikkelingen op school als juist hij of zij. En ten slotte kan bij zeer belangrijke onderwerpen, bijvoorbeeld een scholenfusie, de MR behoefte hebben om de achterban te informeren en zijn mening te horen. Als een achterbanvergadering wordt uitgeschreven kan de MR de uitkomsten hiervan gebruiken bij het definitieve oordeel over een voorstel.

Agenda
De agenda wordt ruim , bijvoorbeeld een week, voor elke vergadering door de secretaris in samenspraak met de voorzitter en eventueel in overleg met de schoolleider opgesteld en aan de leden van de MR gezonden. De agenda bevat een aantal vaste onderwerpen. Na de opening en het gezamenlijk vaststellen van de agenda worden meestal de notulen goedgekeurd. Als de tekst moet worden gecorrigeerd, worden de wijzigingen opgenomen in de nieuwe notulen. Daarna volgen de ingekomen stukken en de mededelingen. Vervolgens worden de inhoudelijke bespreekpunten geagendeerd. Ten slotte volgen nog de rondvraag en de sluiting van de vergadering.

Status van een agendapunt
Een goed uitgewerkte agenda bevat niet alleen de onderwerpen die worden besproken, maar ook de status van een onderwerp en de tijd die voor elk onderwerp is gereserveerd. Een onderwerp kan in drie vormen op de agenda staan: informatief, meningsvormend of besluitvormend.
Het doel van een informatieve vergadering is om zoveel mogelijk relevante informatie over een onderwerp te verzamelen. Dat kan doordat één MR-lid of een groepje MR-leden een onderwerp voorbereidt. Het kan ook door een externe deskundige uit te nodigen.
Bij de meningsvormende vergadering worden standpunten uitgewisseld, visies gedeeld en wordt gediscussieerd over een in te nemen standpunt. Tijdens de besluitvormende vergadering wordt het definitieve standpunt van de MR bepaald. Uiteraard hoeft niet ieder beleidsvoorstel in drie verschillende vergaderingen te worden behandeld; in de praktijk kan de MR ook in één of twee vergaderingen zijn standpunt bepalen. Tijdens een (G)MR-vergadering zullen vaak thema’s met een andere status aan de orde zijn: bij het ene punt wordt gediscussieerd, bij het volgende moet een besluit worden genomen.

MR-vergadering openbaar
De vergaderingen van de medezeggenschapsraad zijn openbaar. Dit betekent dat iedere belangstellende de MR-vergadering kan bijwonen. De MR bepaalt of en wanneer een belangstellende het woord mag voeren. In het modelreglement staat dat wanneer de MR over individuele personen spreekt, de vergadering een besloten karakter krijgt. De uitkomst van een besloten gedeelte wordt niet opgenomen in de notulen. Ook wanneer een bepaald onderwerp volgens een derde van de MR-leden niet geschikt is om in het openbaar te behandelen, is de vergadering besloten. En wanneer het persoonlijk belang van een lid in het geding is, kan de MR besluiten dat het betreffende lid niet deelneemt aan die vergadering of aan dat onderdeel. De MR besluit dan tegelijkertijd dat de behandeling van die aangelegenheid in een besloten vergadering plaatsvindt.

Geheimhouding
Voor MR-leden geldt een geheimhoudingsplicht over alle zaken waarvan zij weten dat de informatie vertrouwelijk is of waarvan zij redelijkerwijs kunnen vermoeden dat deze vertrouwelijk moet blijven. Degene die de vertrouwelijkheid oplegt, bijvoorbeeld de schoolleider als het gaat om een fusie van de school, moet wel aangeven hoe lang de vertrouwelijkheid duurt en of er personen zijn voor wie de vertrouwelijkheid niet geldt. Als men de (G)MR verlaat blijft de geheimhouding bestaan.


Op zoek naar meer kennis van medezeggenschap? Volg dit voorjaar een cursus medezeggenschap.

Cursusleiders van de Vereniging Openbaar Onderwijs scholen u voor het complete medezeggenschapswerk in één zaterdag. Op 26 maart in Den Bosch en op 9 april, 14 mei of 18 juni in Utrecht.

Na de cursus Medezeggenschap…
• kent u de belangrijkste elementen uit de Wet medezeggenschap op scholen (WMS)
• weet u wanneer de MR advies- of instemmingsrecht heeft
• kent u de principes van efficiënt vergaderen en besluitvorming

Aanmelden

Naar boven

Deel |